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Indemnité journalière pour voyages de service en Belgique : nouveaux montants et conditions d’application

Le régime d’octroi d’une indemnité journalière pour des voyages de service à l’intérieur du pays a subi de profonds changements. Dès lors, de nouveaux montants et règles s’appliquent depuis le 1er septembre 2017.


Le fisc accepte depuis longtemps déjà que des indemnités pour des voyages de service à l’intérieur du pays soient fixées forfaitairement. Les montants octroyés par les pouvoirs publics eux-mêmes à leurs fonctionnaires sont considérés comme des « normes sérieuses » et peuvent être versés exonérés d’impôts à titre de remboursement des frais de séjour exposés par un travailleur lors de déplacements professionnels en Belgique. Par conséquent, cette indemnité n’est pas imposée si son montant n’excède pas les indemnités correspondantes octroyées par les pouvoirs publics à leur propre personnel. 

Par frais de séjour, il faut entendre : les frais autres que les frais de déplacement proprement dits, c’est-à-dire notamment les frais de repas occasionnés par des prestations en dehors de l’entreprise mais pour le compte de celle-ci. 

Depuis le 1er septembre 2017, les montants et règles applicables sont les suivants :

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Montant de base

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Montant indexé (à partir du 01/09/2017)

Indemnité forfaitaire journalière (frais de repas)

10 €/jour

16,73 €/jour

Indemnité forfaitaire mensuelle (frais de repas)

Max. 16 x 10 €/mois
(régime plein temps)

Max. 16 x 16,73 €/mois

Indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de séjour (logement)

75 €/nuit

125,50 €/nuit

L’indemnité forfaitaire journalière pour les repas susmentionnée peut être qualifiée de remboursement non imposable de frais propres à l’employeur si les conditions cumulatives suivantes sont remplies :

  • le montant de l’indemnité est fixé en tenant compte du nombre réel de déplacements ;
  • la durée du déplacement est de plus de 6 heures ;
  • le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge par l’employeur ou par un tiers du repas (ex. : le travailleur suit, durant son temps de travail, un cours, un séminaire, etc. pour lesquels le repas est inclus dans le droit d’inscription payé par l’employeur ou est offert gratuitement par l’organisateur) ;
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  • le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage visant à couvrir des frais de repas (ex. : par le biais d’un ticket restaurant, dont une partie du coût est prise en charge par l’employeur ou par un tiers).

Lorsque la nature de la fonction du membre du personnel implique des prestations régulières à l’extérieur du siège d’exploitation (c’est-à-dire membres du personnel exerçant une fonction itinérante), une indemnité forfaitaire mensuelle pour les repas équivalant à un certain nombre de fois l’indemnité journalière peut être accordée. Cette indemnité forfaitaire mensuelle ne peut cependant jamais dépasser 16 fois l'indemnité journalière. Pour l’octroi de l’indemnité forfaitaire mensuelle, la condition de la durée minimum de 6 heures pour le déplacement ne s’applique pas.

Lorsque des chèques-repas sont octroyés pour indemniser les frais de repas lors de déplacements de service en Belgique, l’intervention de l’employeur dans ces chèques doit être portée en diminution de l’indemnité forfaitaire.

En ce qui concerne l’indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de séjour (logement), les conditions suivantes doivent être remplies :

  • l’indemnité forfaitaire journalière complémentaire pour frais de séjour (logement) ne peut pas être accordée si le travailleur dispose d’un logement gratuit sur place ;
  • le déplacement ne donne pas lieu à la prise en charge du logement par l’employeur ou par un tiers ;
  • le déplacement ne donne lieu à aucun autre avantage de même nature.
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Dans la mesure où les indemnités accordées excèdent les montants maximums susmentionnés, elles constituent en principe des rémunérations imposables.

C’est également le cas lorsque les déplacements de service ne respectent pas la durée minimum prescrite en la matière.
L'octroi d'une indemnité de séjour supérieure non imposable reste toutefois possible à condition que l'employeur ou la société apporte la double preuve suivante :

  • l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ;
  • l'indemnité est effectivement consacrée à de tels frais.Chaise Base Dans Promoconso De BureauRecherche La PuwkTXZiOl

Il en va de même pour les indemnités accordées en remboursement de frais propres à l'employeur ou à la société pour des déplacements de service de moins de 6 heures. 

Nous attirons votre attention sur le fait que l’administration fiscale a précisé, en réponse à une question parlementaire écrite, qu’une indemnité de repas payée par l’employeur n’est plus considérée comme un remboursement de frais qui lui sont propres, mais comme une rémunération imposable lorsqu’en application de la règle des 40 jours, le travailleur se rend vers un « lieu fixe de travail ».

Source : Circulaire 2018 C 8 dd 22 01 2018 Fr.pdf

Pour tout renseignement complémentaire, veuillez vous adresser aux "first points of contact" dans votre région :

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